HSE Incident Report
Topics on this post:
Overview
A Health, Safety, and Environment (HSE) incident report is a document used to record details about accidents, near-misses, or other incidents that occur in a workplace or any other setting that may have health, safety, or environmental implications. The main purpose of an HSE incident report is to document the event comprehensively, investigate its causes, and implement corrective measures to prevent similar incidents from happening in the future.
Báo cáo sự cố An toàn, Sức khỏe và Môi trường (HSE) là một tài liệu được sử dụng để ghi lại chi tiết về các tai nạn, sự cố gần như xảy ra hoặc bất kỳ sự việc nào có thể ảnh hưởng đến an toàn, sức khỏe hoặc môi trường trong nơi làm việc hoặc bất kỳ môi trường nào khác. Mục đích chính của báo cáo sự cố HSE là ghi lại sự kiện một cách toàn diện, điều tra nguyên nhân và triển khai các biện pháp khắc phục để ngăn chặn các sự cố tương tự xảy ra trong tương lai.
Filling out HSE incident reports is an essential part of maintaining a safe and compliant working environment. These reports help organizations identify trends, assess risks, and continuously improve their health, safety, and environmental practices. Properly investigating and addressing incidents can lead to a safer workplace for employees and visitors alike.
Việc điền các báo cáo sự cố HSE là một phần thiết yếu trong việc duy trì môi trường làm việc an toàn và tuân thủ quy định. Các báo cáo này giúp tổ chức nhận ra xu hướng, đánh giá các rủi ro và liên tục cải tiến các biện pháp an toàn, sức khỏe và môi trường. Điều tra và xử lý đúng đắn các sự cố có thể dẫn đến môi trường làm việc an toàn hơn cho nhân viên và khách thăm quan.
Workflow
Step 1: New (HSE Department)
Bước 1: Tạo báo cáo sự cố
- The HSE department creates a new incident report to initiate the process. This incident report captures all the relevant details related to the incident concern.
Nhân viên phòng An toàn là người tạo báo cáo sự cố mới, ghi lại các chi tiết liên quan đến sự cố như tiêu đề, địa điểm, thời gian xảy ra, người bị ảnh hưởng và người tạo báo cáo. - Then, the HSE department notifies the related departments about the incident. This ensures that all concerned parties know the issue and can provide their input or assistance as required.
Sau đó, phòng HSE thông báo sự cố cho các phòng ban liên quan. Việc này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được thông báo về sự cố và có thể đóng góp ý kiến hoặc hỗ trợ khi cần thiết.
Step 2: Active (HSE Department)
Bước 2: Thông báo sự cố
- After the incident report is created, it moves to the “Active” stage. At this point, relevant actions or tasks associated with addressing the incident are initiated. This may include immediate response, investigation, and taking necessary precautions.
Sau khi tạo báo cáo vụ việc và điền đầy đủ những thông tin cần thiết, nhân viên phòng An toàn thông báo sự cố bằng cách chuyển báo cáo sự cố sang trạng thái “Active”. Sau khi thông báo xong, phòng An toàn bắt đầu nhập những thông tin về kết quả điều tra sự cốvà liệt kê các biện pháp phòng ngừa cần thiết cho các phòng ban liên quan.
Step 3: Pending Acknowledgement (Line Manager)
Bước 3: Ý kiến của quản lý trực tiếp
- After the related departments are notified and have a chance to acknowledge or the HSE department provides inputs, the incident report is moved to the “Pending Acknowledgement” stage. It requires acknowledgement or approval from the line manager before progressing further.
Sau khi các phòng ban liên quan đã được thông báo, báo cáo sự cố được chuyển đến quản lý trực tiếp để xem xét và đưa ra ý kiến. Quản lý trực tiếp đánh giá tình hình và đưa ra quyết định liên quan đến sự cố.
Step 4: Pending Review (Factory Manager)
Bước 4: Ý kiến của giám đốc nhà máy
- Once acknowledgement is received, the incident report is forwarded to the Factory Manager for review. The Factory Manager assesses the report, considers its impact on operations, and evaluates proposed safety measures or corrective actions.
Sau khi quản lý trực tiếp đã đưa ra ý kiến, báo cáo sự cố được chuyển đến Giám đốc Nhà máy để xem xét. Giám đốc Nhà máy đánh giá báo cáo, xem xét tác động của nó đến hoạt động sản xuất và đánh giá các biện pháp an toàn hoặc những hành động khắc phục được đề xuất. - At the “Pending Review” stage, the Factory Manager can either accept the incident report, which would lead to the “Pending Verification” stage, or reject the report for further action or clarification.
Ở trạng thái này, Giám đốc Nhà máy có thể đưa quyết định chấp nhận báo cáo sự cố, hoặc từ chối báo cáo sự cố vì những lý do nào đó (ví dụ hành động khắc phục chưa hợp lý, cần làm rõ thêm một số khía cạnh trong báo cáo).
Step 5: Review Rejected (HSE department)
Bước 5: Báo cáo bị tự chối
- If the Factory Manager rejects the incident report, it returns to the “Active” stage. The HSE department addresses the feedback or makes necessary adjustments before resubmitting it for the factory manager’s review in the “Pending Review” stage.
Nếu Giám đốc Nhà máy từ chối báo cáo sự cố, thì báo cáo này sẽ được chuyển về trạng thái trước “Active” . Lúc này, Phòng HSE sẽ giải quyết ý kiến phản hồi hoặc có những điều chỉnh cần thiết trước khi gửi lại cho Giám đốc Nhà máy xem xét.
Step 6: Pending Verification (HSE manager)
Bước 6: Xác nhận của Trưởng phòng An toàn
- Following the Factory Manager’s review and any necessary adjustments, the incident report is moved to the “Pending Verification” stage. The HSE manager carries out verification processes to confirm the effectiveness of the actions taken.
Sau khi Giám đốc Nhà máy xem xét và chấp thuận, báo cáo sự cố sẽ được chuyển đến bộ phận An toàn để Trưởng phòng An toàn xác nhận lại một lần nữa về thông tin cũng như tính xác thực của các biện pháp đã đang và sẽ thực hiện.
Step 7: Closed
Bước 7: Lưu trữ báo cáo sự cố
- Once the verification is successful, and all necessary steps are completed to address the incident, the report is considered closed. The process is concluded, and the HSE department may archive the report for future reference or reporting purposes.
Sau khi Trưởng phòng An toàn xác nhận về báo cáo sụ cố, thì báo cáo sự cố được coi là đã đóng. Lúc này, quy trình kết thúc và phòng An toàn có thể lưu trữ báo cáo để tham khảo hoặc -phục vụ cho mục đích báo cáo trong tương lai.
Navigation
To get the Incident Report app after login, please click on the link: https://app2.tlcmodular.com/dashboard/hse_incident_reports
Sau khi đăng nhập, để chuyển tới giao diện tạo phiếu báo cáo tai nạn, người dùng vui lòng nhấn chọn vào đường dẫn sau đây: https://app2.tlcmodular.com/dashboard/hse_incident_reports
View All
The View All page will show the documents which depend on your level in the company.
Giao diện tổng quan của phiếu báo cáo sự cố sẽ phụ thuộc vào cấp chức vụ của bạn được phân quyền trên app.
Create New
Step 1: Add a New Document
Bước 1: Tạo mới báo cáo sự cố
Click the “Add New” button at the top right side of the screen to open Create New interface.
Để tạo mới phiếu Báo cáo sự cố, bạn cần nhấn chọn vào biểu tượng “Tạo mới” ở phía trên góc trái màn hình.
Step 2: Fill in the Fields of the Document
Bước 2: Điền các thông tin liên quan tới báo cáo sự cố
_ Section I: General Information
_ Phần 1: Thông tin chung của báo cáo sự cố
+ Basic Information: Fill in basic information about the accident, such as the accident report title, accident location, accident time, injured person, the line manager of the injured person, and the person creating this accident form.
Thông tin cơ bản: điền những thông tin cơ bản về tai nạn như: Tiêu đề báo cáo tai nạn, địa điểm xảy ra tai nạn, thời gian xảy ra tai nạn, người bị tai nạn, quản lý trực tiếp của người bị tai nạn, và người tạo phiếu tai nạn này.
+ Issue Classification: Select the appropriate type of accident (Issue Category and Issue Sub-Category).
Phân loại tại nạn: chọn loại tai nạn phù hợp
+ Losses from the Issue: Enter the value of the losses incurred from the issue in the “Lost Value” and “Lost Unit” fields.
Thiệt hại từ tai nạn: điền giá trị thiệt hại do tại nạn và gây ra vào trường “Lost Value” và “Lost Unit”.
+ Injured and Affected Individuals: Enter the number of injured and affected individuals from the issue.
Người bị thương và người bị ảnh hưởng từ tai nạn: điền số lượng người bị thương và bị ảnh hưởng từ tai nạn.
+ Monitors: By default, it shows the individuals from relevant departments when the HSE department notifies them about the accident. Users can add other relevant individuals if necessary.
Người theo dõi: mặc định thể hiện những người của các phòng ban liên quan khi phòng HSE thông báo tai nạn. Người dùng có thể bổ sung thêm những người liên quan khác nếu có.
+ Incident Description: Provide a detail of the incident. If the injured person is someone from outside the company, include specific information about the individual (identity, company, occupation, etc.). Users can also attach relevant images to illustrate the incident.
Mô tả tai nạn: tường trình chi tiết vụ việc xảy ra. Nếu người bị tai nạn là người ở bên ngoài công ty thì bổ sung thông tin chi tiết về người bị tai nạn ở đây (danh tính, công ty, công việc,…). Người dùng cũng có thể đính kèm hình ảnh liên quan tới vụ tai nạn để minh họa vụ việc.
+ Status of the Injured Person: If the injured person is admitted to the hospital, tick the “Accident Book Entry” field and specify the exact admission/discharge time.
Tình trạng về người bị tai nạn: nếu người bị tai nạn nhập viện thì tích chọn vào trường “Accident Book Entry” và điền cụ thể thời gian nhập/xuất viện.
+ Job Position Transfer for the Injured Person: If the injured person cannot perform their current job requirements after the incident, they may be transferred to another position. In this case, users tick the “Transfer Position” field and attach the relevant HR decision in the “HR Decision” field.
Chuyển đổi vị trí công việc cho người bị tai nạn: nếu sau khi bị tai nạn và không đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại, người lao động có thể sẽ được chuyển vị trí làm việc. Khi đó, người dùng tích chọn vào trường “Transfer Position” và đính kèm quyết định liên quan của Nhân sự vào trường “HR Decision”.
+ Medical Information: Tick the relevant medical information (injured body part, cause of injury) or provide medical opinions/instructions regarding the case of the injured person.
Thông tin y tế: tích chọn những thông tin y tế (bộ phận bị thương, nguyên nhân chấn thương) hoặc ý kiến/hướng dẫn y tế về trường hợp của người bị tai nạn.
_ Section II: Investigation
_ Phần 2: Điều tra sự cố
+ Incident Investigation: The HSE department will investigate and provide information about the causes of the incident (situation, circumstances, main factors).
Điều tra tai nạn: phòng HSE sẽ điều tra và điền thông tin về nguyên nhân xảy ra vụ việc (tình huống, hoàn cảnh, tác nhân chính yếu).
+ Investigation Findings and Witnesses: Attach incident statements from relevant witnesses or incident situations in detail.
Điều tra tình huống và Nhân chứng: Đính kèm bản tường trình tai nạn của nhân chứng và tình huống sự cố điều tra được.
+ Remedial Actions: After investigating the accident, the HSE department needs to propose timely corrective actions to remedy the consequences and prevent similar situations in the future. The information to be filled in includes situations, corrective measures, priority level, time for completing the corrective action, and the responsible person. This information will be linked to the corrective action report of the HSE department.
Hành động khắc phục: Sau khi điều tra tai nạn, phòng HSE cần đưa ra những hành động kịp thời để khắc phục hậu quả và biện pháp ngăn ngừa tình huống này xảy ra trong tương lai.
Nội dung cần điền bao gồm: Tình huống, biện pháp khắc phục, mức dộ ưu tiên, thời gian khắc phục, người chịu trách nhiệm. Những thông tin này sẽ được liên kết với báo cáo hành động khắc phục của phòng An toàn.
_ Section III & IV: Manager Approval and Comment
_ Phần 3&4: Ý kiến và xác nhận của các cấp quản lý
+ Line Manager: is the person responsible for providing confirmation and feedback on the incident related to their department or managed area.
Quản lý trực tiếp/Trưởng phòng: là người đưa ra xác nhận và ý kiến về sự cố liên quan tới phòng ban hoặc khu vực quản lý của mình.
+ Factory Manager: will review, provide feedback, and make the final decision on approving the incident report.
Giám đốc Nhà máy: sẽ xem xét, đưa ra ý kiến và quyết định duyệt về báo cáo sự cố.
The system will automatically recognize the person who is providing feedback as the one currently operating on the report.
Hệ thống sẽ tự nhận người đưa ra ý kiến là người đang thao tác trên báo cáo.
After completing these two steps, the incident report will be forwarded to the Safety Manager for a final review of the incident report before closing the case.
Sau khi hoàn thành hai khâu này, báo cáo sự cố sẽ được chuyển sang Trưởng phòng An toàn để rà soát thông tin của báo cáo sự cố một lần nữa trước khi đóng sự cố này.